网络打印是一项伴随Internet走向深化而衍生出来的一种快速、高效的打印方式，随着网络打印机产品的不断丰富和价格的不断降低，现在已有不少企业选择了网络打印机。 不过，从目前来看，虽然有些企业已经购买了高性能的网络打印机，但在应用网络打印时却没有真正发挥其优势，其中一个很关键的因素是用户没有应用好与网络打印相结合的管理软件。比如,一些企业只是把网络打印机做为单机使用，或者依然采用传统的共享打印方式使用，这在很大程度上“抹杀”了网络打印能提高设备使用效率、打印速度和质量、提供个性化的打印以及降低整体拥有成本方面的一系列优势，而这一系列优势的切实体现主要依赖于网络打印的良好管理。毫不夸张地说，管理就是网络打印的核心，它像一个神经系统一样支配着网络打印的运行。这是笔者在使用了网络管理软件后的一些亲身体会，在和大家分享的同时，希望其他一些读者能从中发现一些更多、更好的功能。
由于我们公司所使用的机器是惠普的网络打印机，因此，我想与大家分享的是HP WebJetAdmin的功能体验，客观地说，基于惠普在网络打印市场的地位，最常见也是应用最多的网络打印管理软件也就是惠普的WebJetAdmin了,用户可以从HP网站免费下载到该软件。据了解，使用WebJetAdmin可以通过Internet浏览器界面从世界上任何能够访问企业Intranet的地方，远程安装和配置hp网络打印机、发现hp网络扫描仪、CD-ROM 服务器和任何厂商的兼容标准打印机MIB的设备，并监视它们的状态，查看网络中打印机、批量升级打印机或打印服务器的配置、分组管理打印机等。这就好像给打印工作开了一个“可视化的窗口”，让网管可以轻松地完成设置打印机和排除故障等工作。不过到目前为止，笔者应用最多的还只是打印故障的发现和排除问题，下面也就主要针对此功能和大家进行分享。
众所周知，我们在使用传统打印机时，一般只能被动地等待打印结果，如果想打印一些比较紧急的文件，也不得不等前面的打印工作完成以后才能处理。而且在打印机遇到故障或要取消一些打印工作时，就必须到连接打印机的PC上进行相应的操作，这对那些需要管理多台打印机的网管员来说，也是一项繁重的工作。为了帮助网管员更好地管理打印工作，HP Web JetAdmin 提供了两个配置文件，网络管理员通过配置文件可以查看和配置打印机(图1)。因此，我为公司的不同部门设置了打印权限，如业务部的员工只能打印而不能更改打印设置，并且使用配置文件来隐藏一些不想让他们看见的产品功能。
在对打印权限等进行设置后，我就可以很好地控制和管理打印机，避免不必要的负累，从而为自己的工作带来方便。
在日常的办公打印当中，经常出现打印机故障或碳粉、纸张用尽的情况，但员工们却浑然不知，继续浪费时间打印，相信大家都会遇到这类的问题。而在使用了网络管理软件后，打印机碳粉、纸张即将用尽等信息，便都在自己的“监视”之下了(图2)。这些信息不仅网管员自己能看到，同时也可以通过打印机内嵌的打印机网页服务器将把打印机的状态用网页的形式提供给公司的所有同事，这样可以提醒大家在碳粉和纸张即将用尽的时候及时更换和添加。
以上功能便是网络管理软件的智能报警功能，它能在打印机出现问题时提供快速响应，对此，网管员可以通过HP WebJetAdmin进行设置。而且这一响应可以发送给指定的地址，如可以指定某一名员工（我们公司专门指定了一名行政人员）专门负责更换硒鼓等耗材，或者将信息直接发给供应商，以便在打印机的墨粉等用完时把警报消息发送给负责人，提醒他及时更新，这样网管员便不再需要为更换耗材这类小事烦心了。
另外，对卡纸、内存不足等信息，也都可以通过管理软件设置智能报警(图3)。但有时侯，仅仅依靠控制面板或测试页提供的一些提示信息并不足以帮助管理员顺利排除故障，这时，HP WebJetAdmin的全面诊断功能便显示出了优势(图4)。我们公司的机器有时候会出现设备显示问题或连续卡纸，这就意味着设备需要预防性维护，借助诊断功能就可以清楚地了解故障出现的原因，并尽早排除，以避免一些大的隐患发生。
打印机遇到的故障往往是多种多样的，在无法判断时，也可以通过查看打印历史作业的方式进行逐个排除(图5)。HP WebJetAdmin便为管理员提供了这项功能，它可以全程跟踪打印作业进程，当用户发送作业给打印机但作业不打印时，通过查看打印作业历史，就很清楚地知道该作业是否已经到达打印机，这样便于网管员对故障进行确定和及时排除。
相信像我们公司这样把打印机分布在多个办公室的企业有不少，有的公司甚至会在不同的楼层都有办公室。在处理这些打印故障时，以前往往需要来回跑好几趟才能发现并排除，而在安装了HP WebJetAdmin后，便可以利用其提供的设备地图显示功能，准确地发现问题出现的确切地址(图6)。这一显示功能可以直观地显示设备和设备组的地理分布位置。不同位置上的图标是以不同颜色的编码来显示的，所以只需要快速看一下地图，便知道哪些设备或设备组需要注意，哪些有严重问题了。这就相当于拥有了一张可靠的“军事地图”，管理员从此就可运筹帷幄，指挥若定了。
以上只是管理软件如何来帮助网管员解决打印问题的一部分功能，它极大地减少了管理人员用于处理网络中打印相关问题的时间，直接降低了企业网络的管理成本，并且简化了维护和操作。除此之外，你也可以通过它进行打印成本的管理和控制等，致力于企业的进一步发展。
总之，网络打印机在网络普及的今天已经越来越显示出它的巨大威力，在Internet上驾驭网络打印管理技术这个神经系统，让网管员无论在天涯，还是在海角，网络中的一切都在掌握之中。因此，对网络管理员来说，应用好网络打印管理软件，不仅能充分发挥网络打印的优势，同时也能为自己的工作带来极大的帮助，可谓一举两得。
